Einleitung
PowerOn™, die führende Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung für Photovoltaik-Installateure, bietet zwei strukturierte Ansätze für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, die Arbeitsabläufe rationalisieren und Ihrem Buchhalter wertvolle Zeit ersparen, was in diesem Artikel untersucht wird.
Umwandlung von Bestellungen in Lieferantenrechnungen
Bei der ersten Methode zur Erstellung von Lieferantenrechnungen in PowerOn™ wird eine Bestellung direkt in eine Lieferantenrechnung umgewandelt. Dieser Prozess beginnt mit der Auswahl einer Bestellung auf einer leeren Lieferantenrechnung. Nach der Auswahl werden alle Positionen der Bestellung automatisch in die Lieferantenrechnung übernommen. Dazu gehören die Mengen der einzelnen Positionen, der Stückpreis und die gesamten Nettokosten. Dies ist die schnellste Methode, um eine digitale Kopie auch langer Lieferantenrechnungen zu erstellen, die Genehmigung zu beschleunigen und sie zur Zahlung weiterzuleiten.
Bestellungen in PowerOn™ haben ihren Ursprung in Bestandsanforderungen, die sich aus verschiedenen Verkaufs- und Lagerprozessen ergeben. Da die Projektmanager die Materialien für ihre jeweiligen Photovoltaik-Installationsprojekte organisieren, lösen diese Anforderungen die Erstellung von Bestellungen aus, um einen reibungslosen Beschaffungsprozess zu gewährleisten.
Auswahl einer Bestellung auf einer leeren Lieferantenrechnung
Automatische Übernahme aller Positionen der Bestellung in die Lieferantenrechnung
Erstellung einer digitalen Kopie der Lieferantenrechnung
Genehmigung und Weiterleitung zur Zahlung
Digitale Extraktion mit einem Software-Scanner
(für kleine Rechnungen und Quittungen)
Die zweite Methode zur Erstellung von Lieferantenrechnungen in PowerOn™ ist die digitale Extraktion, ein unschätzbares Werkzeug für kleine Rechnungen, wie z. B. Rechnungen von Baumärkten, Tankquittungen, Parktickets, Lebensmittelrechnungen, Hotelrechnungen usw. Im Prinzip werden gescannte PDF-Dateien oder Fotos mit einem "Software-Scanner" in digitale Daten umgewandelt, so dass der Buchhalter für jede Rechnung eine separate Rechnung erstellen kann, die er dann effizient zur Zahlung weiterleitet.
Um die digitale Extraktion zu nutzen, laden die Benutzer zunächst ein PDF oder ein Bild des kleinen Belegs in PowerOn™ hoch. Nach dem Hochladen wird der Beleg für die Extraktion vorbereitet, die durch Klicken auf die Schaltfläche "Dokumentenextraktion" eingeleitet wird. Der Software-Scanner extrahiert dann Schlüsselinformationen wie Positionen, Mengen, Stückkosten und Nettogesamtkosten und erstellt eine digitale Kopie der Lieferantenrechnung.
Vorteile der automatisierten Erstellung von Lieferantenrechnungen
Durch den Einsatz der Bestellungsumwandlung oder der digitalen Extraktionsmethode rationalisiert PowerOn™ den Prozess der Erstellung von Lieferantenrechnungen und bietet den Buchhaltern des Unternehmens eine erhebliche Zeitersparnis. Sobald eine digitale Kopie der Rechnung zur Verfügung steht, können die Buchhalter die Artikel schnell visuell prüfen, den Lieferstatus der Waren bestätigen und anschließend die Lieferantenrechnung validieren, um sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens übereinstimmt. Mit dieser Bestätigung kann das Buchhaltungsteam getrost mit der Zahlungsabwicklung fortfahren.
Rationalisierung des Erstellungsprozesses von Lieferantenrechnungen
Zeitersparnis für die Buchhalter des Unternehmens
Visuelle Prüfung der Artikel und Bestätigung des Lieferstatus durch die Buchhalter
Validierung der Lieferantenrechnung, um sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens übereinstimmt
Fortsetzung der Zahlungsabwicklung durch das Buchhaltungsteam
Über PowerOn™
Da sich der Photovoltaik-Installationssektor ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Abläufe zu digitalisieren und zu optimieren. Durch die Implementierung von PowerOn™ können Unternehmen ihre täglichen Arbeitsprozesse rationalisieren, die Produktivität ihrer Teams steigern, Kosten sparen und die Qualität ihrer Projekte verbessern.
Das breite Spektrum an umfassenden und transformativen Funktionen von PowerOn™ für Photovoltaik-Installateure, einschließlich Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung, Projektmanagement und mehr, ist darauf ausgelegt, hohe Projektvolumina zu bewältigen.
Haben Sie Fragen? Sie können eine kostenlose Vorführung der Lieferantenrechnungsverwaltung und anderer arbeitssparender Funktionen von PowerOn™ erhalten.