PowerOn™, die führende Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung für Photovoltaik-Installateure, bietet zwei strukturierte Ansätze für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, die Arbeitsabläufe rationalisieren und Ihrem Buchhalter wertvolle Zeit ersparen, was in diesem Artikel untersucht wird.

Mitarbeiterausgaben

Verfolge die Ausgaben deiner Mitarbeiter, von der Erfassung bis zur Validierung und Erstattung.

Ausgaben prognostizieren

Erhalte eine klare Vorhersage über deine zukünftigen Rechnungen, die du bezahlen musst.

Eingehende Rechnungen

Erhalten Sie einen Vorschlag für zu zahlende Lieferantenrechnungen und drucken Sie Schecks in Stapeln mit nur wenigen Klicks.

Buchhaltungsjournale

Organisieren Sie Ihre Buchhaltungstransaktionen in mehreren Journalen (nach Abteilungen, nach Art der Aktivität), um die Rollen auf mehrere Benutzer zu verteilen.

Bei der ersten Methode zur Erstellung von Lieferantenrechnungen in PowerOn™ wird eine Bestellung direkt in eine Lieferantenrechnung umgewandelt. Dieser Prozess beginnt mit der Auswahl einer Bestellung auf einer leeren Lieferantenrechnung. Nach der Auswahl werden alle Positionen der Bestellung automatisch in die Lieferantenrechnung übernommen. 

Dazu gehören die Mengen der einzelnen Positionen, der Stückpreis und die gesamten Nettokosten. Dies ist die schnellste Methode, um eine digitale Kopie auch langer Lieferantenrechnungen zu erstellen, die Genehmigung zu beschleunigen und sie zur Zahlung weiterzuleiten.

Bestellungen in PowerOn™ haben ihren Ursprung in Bestandsanforderungen, die sich aus verschiedenen Verkaufs- und Lagerprozessen ergeben. Da die Projektmanager die Materialien für ihre jeweiligen Photovoltaik-Installationsprojekte organisieren, lösen diese Anforderungen die Erstellung von Bestellungen aus, um einen reibungslosen Beschaffungsprozess zu gewährleisten.

Verwalten Sie Ihre Finanzen einfach mit PowerOn

Die zweite Methode zur Erstellung von Lieferantenrechnungen in PowerOn™ ist die digitale Extraktion, ein unschätzbares Werkzeug für kleine Rechnungen, wie z. B. Rechnungen von Baumärkten, Tankquittungen, Parktickets, Lebensmittelrechnungen, Hotelrechnungen usw. Im Prinzip werden gescannte PDF-Dateien oder Fotos mit einem "Software-Scanner" in digitale Daten umgewandelt, so dass der Buchhalter für jede Rechnung eine separate Rechnung erstellen kann, die er dann effizient zur Zahlung weiterleitet.

Um die DokuScan zu nutzen, laden die Benutzer zunächst ein PDF oder ein Bild des kleinen Belegs in PowerOn™ hoch. Nach dem Hochladen wird der Beleg für die Extraktion vorbereitet, die durch Klicken auf die Schaltfläche "Dokumentenextraktion" eingeleitet wird. Der Software-Scanner extrahiert dann Schlüsselinformationen wie Positionen, Mengen, Stückkosten und Nettogesamtkosten und erstellt eine digitale Kopie der Lieferantenrechnung.

Durch den Einsatz der Bestellungsumwandlung oder der digitalen Extraktionsmethode rationalisiert PowerOn™ den Prozess der Erstellung von Lieferantenrechnungen und bietet den Buchhaltern des Unternehmens eine erhebliche Zeitersparnis. Sobald eine digitale Kopie der Rechnung zur Verfügung steht, können die Buchhalter die Artikel schnell visuell prüfen, den Lieferstatus der Waren bestätigen und anschließend die Lieferantenrechnung validieren, um sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens übereinstimmt. Mit dieser Bestätigung kann das Buchhaltungsteam getrost mit der Zahlungsabwicklung fortfahren.

PowerOn™, Ihr zuverlässiger Geschäftspartner für PV-Installationen, weiß, wie kompliziert die Verwaltung von Lieferantenrechnungen sein kann. Hier erfahren Sie, wie PowerOn™ jeden Schritt des Prozesses vereinfacht:

1. Erstellung von Lieferantenrechnungen:

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Lieferantenrechnungen automatisch oder manuell erhalten, stellt PowerOn™ sicher, dass der Prozess unglaublich effizient ist. Mit nur wenigen Klicks können Sie Lieferantenrechnungen innerhalb des Systems erstellen, wodurch Sie Zeit sparen und das Risiko von Eingabefehlern verringern.

2. Digitalisierung von Lieferantenrechnungen:

Einer der revolutionärsten Aspekte von PowerOn™ ist die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Mit unserem hochmodernen, KI-gesteuerten Modul  DokuScan  können Sie Lieferantenrechnungen mühelos scannen und anhängen. DokuScan füllt dann automatisch die relevanten Felder auf der Grundlage des angehängten Dokuments aus, so dass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist. Diese bahnbrechende Technologie gewährleistet Genauigkeit und spart wertvolle Zeit, so dass der gesamte Prozess so einfach wie ein Knopfdruck ist.

3. Freigabe von Lieferantenrechnungen:

PowerOn™ rationalisiert den Genehmigungsprozess. Mit anpassbaren Workflows können Sie das System so konfigurieren, dass es den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Ganz gleich, ob Sie mehrere Genehmigungsstufen oder einen einfachen Ein-Klick-Prozess benötigen, PowerOn™ bietet Ihnen alles.

4. Bezahlung von Lieferantenrechnungen:

Um den Prozess der Bezahlung von Lieferantenrechnungen weiter zu vereinfachen, lässt sich PowerOn™ nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so sichere und effiziente Zahlungen. Sie können zwischen den Zahlungsverfahren  SEPA  (Single Euro Payments Area) oder  EBICS  (Electronic Banking Internet Communication Standard) wählen, um sowohl Schnelligkeit als auch Sicherheit bei Ihren Finanztransaktionen zu gewährleisten.

Automatisierte Wiedervorlagen

PowerOn™ schlägt automatisch E-Mails, Templates und Aufgaben vor, um Ihren Inkassoprozess zu erleichtern.

Kundenportal

Ihre Kunden können den Status ihrer Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen über ihr Portal verfolgen.

SEPA-Bankenunterstützung in der EU

SEPA wird von den Banken der 27 EU-Mitgliedsstaaten unterstützt, sowie von:

EFTA-Ländern:

• Island;
• Liechtenstein;
• Norwegen;
• Schweiz.

SEPA-Länder, die nicht im EWR sind:

• Andorra;
• Monaco;
• San Marino;
• Vereinigtes Königreich;
• Vatikan (Stadtstaat).

Gebiete, die nicht Teil des EWR sind:

• Saint-Pierre-et-Miquelon
• Guernsey
• Jersey
• Isle of Man

Wenn Sie eine Rechnung in PowerOn bezahlen, können Sie SEPA-Mandate als Zahlungsoption auswählen. Am Ende des Tages können Sie die SEPA-Datei mit allen Überweisungen erstellen und an die Bank senden.

SEPA-Überweisung (SCT) aktivieren

Um Lieferanten mit SEPA zu bezahlen, müssen Sie die Einstellung SEPA-Überweisung aktivieren. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Lieferantenzahlungen: SEPA-Überweisung (SCT). Wenn Sie die Einstellung aktivieren und Ihre Unternehmensdaten ausfüllen, können Sie die SCT-Option bei der Bezahlung Ihres Lieferanten verwenden.

SEPA-Zahlungsmethoden für Banken aktivieren

Klicken Sie im Buchhaltungsdashboard auf das Drop-down-Menü (⋮) Ihres Bankjournals und wählen Sie Konfiguration. Klicken Sie auf den Reiter Zahlungsausgänge und fügen Sie, falls noch nicht vorhanden, SEPA-Überweisung unter Zahlungsmethode hinzu.

Stellen Sie sicher, dass Sie die IBAN-Kontonummer (inländische Kontonummern funktionieren nicht mit SEPA) und den BIC (Bank Identifier Code) im Reiter Journalbuchungen angeben.

Zahlungen registrieren

Sie können sich anmelden und mit SEPA getätigte Zahlungen an Ihre Lieferanten registrieren. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Zahlungen. Wenn Sie Ihre Zahlung erstellen, wählen Sie SEPA-Überweisung als Zahlungsmethode.

Wenn Sie zum ersten Mal einen Lieferanten mit SEPA bezahlen, müssen Sie das Feld Bankkonto des Empfängers mit dem Banknamen, der IBAN und dem BIC (Bank Identifier Code) ausfüllen. PowerOn prüft automatisch, ob das IBAN-Format beachtet wird.

Für künftige Zahlungen an diesen Lieferanten wird PowerOn Ihnen automatisch das Bankkonto vorschlagen, aber Sie können auch ein neues auswählen.

Sobald Ihre Zahlung registriert ist, vergessen Sie nicht, sie zu bestätigen. Sie können Lieferantenrechnungen auch direkt von der Rechnung aus bezahlen, indem Sie die Schaltfläche Zahlung registrieren oben auf einer Lieferantenrechnung verwenden. Das Formular ist dasselbe, aber die Zahlung ist direkt mit der Rechnung verknüpft und wird automatisch mit ihr abgeglichen.

Planen Sie eine Demo, um die SEPA-Integration mit PowerOn zu testen

EBICS-Übersicht

Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS) ist ein internetbasierter Kommunikations- und Sicherheitsstandard. EBICS ist ein europäischer Bankstandard. EBICS wird in erster Linie für die Datenfernübertragung zwischen einer Organisation und einer Bank verwendet, z. B. für den Zahlungsverkehr von Unternehmen.

Die Eigenschaften von EBICS

EBICS ermöglicht den Austausch von Datendateien unabhängig von Nachrichtenstandards und -formaten. EBICS verwendet eine etablierte digitale Signatur und Verschlüsselungsverfahren. Die EBICS-Funktionen basieren auf internationalen Standards für die Internetkommunikation und verbesserte Sicherheit, z. B. XML, HTTPS, TLS und SSL. EBICS ist auch multibankfähig, d. h. Firmenkunden in Ländern, die EBICS eingeführt haben, können mit jeder Bank in diesen Ländern über dieselbe Software Transaktionen durchführen.

EBICS integriert in PowerOn

PowerOn™ automatisiert den Download von Kontoauszügen in Ihr ERP über EBICS-Banking-Protokolle. Es vereinfacht die Zahlung von Lieferantenrechnungen und verfolgt die eingehenden Kundenzahlungen. Mehrere Rechnungen können von autorisierten Benutzern auf einmal bezahlt werden.

EBICS und DokuScan

In Kombination mit dem OCR-Scannen von Lieferantenrechnungen über DokuScan digitalisiert Electronic Banking Ihre Buchhaltungsprozesse vollständig in einer einzigen Unternehmenssoftware. Wie das Dreieck zwischen ERP, Bank und DATEV geschlossen wird, erfahren Sie in unseren nächsten Kunden-News.

EBICS- & SEPA-Zahlungsunterstützung

Neben der EBICS-Unterstützung unterstützt die PowerOn™-Software auch SEPA-Zahlungen.

Beteiligte Parteien in EBICS

Die folgenden Einrichtungen sind an EBICS-Kunden-Transaktionen beteiligt:

1. Organisation

• Die Organisation oder das Unternehmen, das EBICS-Client für Transaktionen mit der Bank verwendet.

2. Bank

• Das Finanzinstitut, mit dem die Organisation Transaktionen tätigt. Der EBICS-Banking-Server ist in der Bank installiert.

3. Partner

• Die Abteilung oder Einheit in der Organisation, die mit der Bank interagiert.

4. Benutzer oder Teilnehmer

• Das Personal in der Abteilung, das die EBICS-Transaktionen durchführt.

Testen Sie das EBICS-Protokoll, das in PowerOn integriert ist

PowerOn™ zeichnet sich durch operative Buchhaltungsfunktionen wie die Erstellung von Kundenrechnungen, die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, die Kennzeichnung von Zahlungen und die gesamte buchhalterische Kommunikation mit Geschäftspartnern aus.

DATEV eignet sich hervorragend für die finanzamtskonforme Buchführung nach deutschem Recht, einschließlich Steuererklärungen, Lohnberechnungen nach verschiedenen Arbeitsgesetzen und die Erstellung der üblichen Buchhaltungsunterlagen wie monatliche, vierteljährliche und jährliche betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA).

DATEV bietet über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Endanwenderanwendungen und Datenschnittstellen mehrere Mechanismen zur Übernahme von ERP-Daten in DATEV. Einer dieser Mechanismen ist das Scannen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit der DATEV-eigenen OCR-Technologie, ein rein softwarebasierter Prozess.

Belegtransfer Software für PCs

Es ist notwendig, bei DATEV die PC-Anwendung DATEVUnternehmenOnline Belegtransfer für Ihr Unternehmen zu bestellen und zu installieren. Diese sollte auf einem speziellen PC für die Buchhaltung installiert werden. Die Belegtransfer-Software ist in der Lage, Windows-Verzeichnisse in regelmäßigen Abständen automatisch nach PDF- und Bilddateien wie TIFF, JPG usw. zu durchsuchen. 

Nach der Installation brauchen Sie nur noch Ihre Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen und Bankkontoauszüge in speziellen Ordnern zu speichern. Die von DATEV vorgegebenen Ordnerstrukturen sind relativ einfach und dienen in der Regel der Speicherung von Ausgangsbelegen (Kundenrechnungen), Eingangsbelegen (Lieferantenrechnungen) und Bankauszügen. Bitte besprechen Sie die genaue Ordnerstruktur für Ihr Unternehmen mit dem Digital Coach in Ihrem Steuerberatungsbüro.

Woher bekomme ich Unterstützung für DATEV?

Ihr Steuerberater ist der Hauptansprechpartner für die Aktivierung und die Inbetriebnahme von DATEV UnternehmenOnline für Ihr Unternehmen. Viele Steuerbüros haben heute "Digital Coaches", die den Mandanten bei der Einführung und Installation von DUO zur Seite stehen. Sobald die Belegtransfer-Software installiert und mit dem DATEV-Rechenzentrum verbunden ist, können Sie bereits den Download der ersten Belege aus PowerOn™ testen und im BelegtransferOrdner speichern.

Unternehmen, die DATEV zusammen mit ihrem Steuerberatungsbüro nutzen, und zwar über die DATEV-UnternehmenOnline (DUO)-Schnittstelle, erhalten eine mandantenspezifische E-Mail-Adresse, an die Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen weitergeleitet werden können. 

Das Rechenzentrum der DATEV verarbeitet diese Mails und ihre Anhänge, hauptsächlich PDFs und JPEG-Fotos von Papierbelegen wie Parkscheinen oder Tankrechnungen, mit Hilfe verschiedener zugrunde liegender Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und Keyword Matching. Die aus den Belegen extrahierten Daten werden in einer Datenbank unter der Mandantennummer des Unternehmens gespeichert und den internen und externen Buchhaltern zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt.

PowerOn™ ist bekanntlich sehr mail-kompatibel. Mit dem Chatter-Tool können zum Beispiel Kundenrechnungen an die von UnternehmenOnline vergebene mandantenspezifische Mailadresse gesendet werden. Ebenso können Lieferantenrechnungen, die ursprünglich per E-Mail eingegangen sind, an DATEV weitergeleitet werden.

Integrieren Sie alle Ihre Tochtergesellschaften in dasselbe System mit Konsolidierungsberichten in Echtzeit. Automatisieren Sie Geschäftsabläufe mit unternehmensübergreifenden Regeln.

Mehrere Benutzer

Hinterlegen Sie so viele Benutzer wie Sie möchten mit unterschiedlichen Zugriffsrechten.

Einfaches Setup

Saubere Kundenrechnungen

Die Rechnungen in PowerOn sind einfach zu erstellen, schön und mit allen Funktionen ausgestattet. (Zahlungsbedingungen, mehrere Steuern, Rabatte, Preislisten)

Zahlungsbedingungen

Unterstützung mehrerer Zahlungen für eine Rechnung, Skonti, Vorschussrechnungen und Teilabstimmungen.

Rechnungsentwürfe

Rechnungsentwürfe werden von PowerOn™ automatisch auf der Grundlage von Kundenaufträgen, Stundenzetteln oder Lieferaufträgen erstellt.

Haben Sie Fragen zur PowerOn™ Software für PV-Installationsbetriebe? Sie können uns kontaktieren oder alternativ eines der vielen kostenlosen Tutorials lesen, die wir für Sie zusammenstellen. Sie können die Software auch 14 Tage lang kostenlos testen.

Kontakt // kostenlose lernmaterial // kostenlose Demo